HABEL DMS

HABEL DMS

Habel heeft meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van volledige oplossingen voor het beheer van uw documenten en optimalisatie van uw processen. Hiertoe zijn in de afgelopen jaren meerdere producten ontwikkeld en integraties met applicaties als SAP, Infor, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV en MS Office voorzien.

Documentenbeheer Habel beveiligt, beheert en organiseert alle informatie uit verschillende bronnen van een onderneming (papieren documenten, documenten afkomstig van ERP, CRM of boekhoudkundige programma’s, Office-documenten, e-mails, enz.) door middel van een geautomatiseerde digitale methode. Hierdoor besparen klanten op de kosten en op belangrijke bedrijfsmiddelen zoals arbeidstijd en ruimte, die nodig is voor een traditionele archief.

Workflow Met Habel kunnen medewerkers zich richten op taken die daadwerkelijk toegevoegde waarde leveren waardoor uiteindelijk de kwaliteit van uw organisatie verbeterd. Door middel van de aanwezig zoekfunctionaliteiten en workflow mogelijkheden worden de medewerkers ontlast van routinematige taken.

Factuurinterpretatie U krijgt dagelijks grote aantallen inkomende facturen die gecontroleerd moeten worden en voor betaling moeten worden overgeschreven? Of klantenbestellingen die aan offertes moeten worden toegewezen? Of goederenleveringen die ingeboekt en tegen de bestellingen moeten worden gecontroleerd? Hiervoor is veel tijd en typewerk noodzakelijk. Handmatige afstemming en handmatige registratie kost veel tijd. Stelt u zich eens voor dat dit automatisch gebeurt!

Gebruik in dit geval de factuurlezer. Deze biedt u een kwalitatief hoogwaardige OCR-erkenning voor de extractie van documentinhoud. Bij de OCR-erkenning worden de functies van de templates (zogeheten sjablonen) alsmede de vrije vormherkenning in een product samengevoegd.

Contractbeheer Koopcontract, huurcontract, leasecontract, dienstverleningscontract, outsourcingcontract, arbeidscontract, enz. – hebt u nog het overzicht over alle afgesloten contracten? Weet u wanneer het volgende contract verloopt? Is het verzekeringscontract al opgezegd? Waar is de polis gearchiveerd?

Bescherm uzelf tegen ongewenste, automatisch verlengde contractverplichtingen met een professioneel contractbeheer. Met contractbeheer archiveert u alle contracten op elektronische wijze. Het is eenvoudig om helder inzicht te krijgen over alle contracten.

E-mailarchivering Rond 32 miljard e-mailberichten worden dagelijks wereldwijd in de elektronische postvakken bezorgd. Hiermee behoort de elektronische post tot de meest geliefde en meest gebruikte diensten die Internet ter beschikking stelt. De Amerikaan Ray Tomlinson geldt als uitvinder van deze digitale ontwikkeling die het alledaagse kantoorleven heeft gerevolutioneerd. Niet alleen informatie maar ook belangrijke bedrijfscorrespondentie worden tegenwoordig per e-mail afgehandeld.

E-mailberichten worden in de afzonderlijke postvakken van de medewerkers opgeslagen. Overvolle postvakken en mailservers geven een probleem hierdoor. De medewerkers hebben in principe de mailberichten van de collega’s niet bij de hand. Om dit probleem op te lossen, worden e-mailberichten in eigen bedrijven meerdere keren doorgestuurd, hetgeen de mailserver extra belast.

Voor de mailarchivering wordt de e-mailkoppeling in twee varianten ter beschikking gesteld:

  • Bij de volautomatische archivering worden alle inkomende en uitgaande e-mailberichten direct door de mailserver overgedragen aan Habel. Voor indexatie wordt informatie uit de e-mailberichten gebruikt. De e-mailontvanger ontvangt de e-mail zoals altijd in zijn postvak.
  • Bij halfautomatische archivering wordt de overdracht aan Habel middels de functieknop in het e-mailprogramma door de medewerker verplaatst. Bij deze mogelijkheid heeft de medewerker invloed op de indexatie van de e-mailberichten.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *